Система Кайдзен – новый способ управления производством

Если мотивации вести здоровый образ жизни не хватает, а энтузиазм пропадает уже через пару тренировок, помочь может метод Кайдзен. Это искусство маленьких шагов для достижении целей во всех сферах жизни. Японцы уверены: даже пять минут продуктивности каждый день помогут добиться совершенства.

7 признаков, которые говорят о том, что пора заняться спортом

Общая информация

Что такое Кайдзен? Это японская философия, направленная на нормализацию, выведение производства продукции на новый уровень. Впервые о ней заговорили в период после Второй мировой войны. Тогда несколько крупных компаний Японии искали способ восстановиться после пережитых военных потрясений.

Система Кайдзен создана Масааки Имаи, основателем KAIZEN Institute Consulting Group lean и Cambridge Corporation. Введенное понятие в дословном переводе означает изменения к лучшему (кай – изменения, дзен – к лучшему). Первая популярность пришла к нему в 1986 году после того, как увидела свет книга, посвященная этой методике, – «Кайдзен: ключ к успеху компаний Японии».

Система Кайдзен – это повышение эффективности работы компании, постоянное совершенствование за счет полного изменения управления.

Технология и особенности Кайдзен

Любой бизнес включает в себя несколько процессов. Чаще всего это производство, ведение бухгалтерии, общение с клиентами и поставщиками, обслуживание посетителей. Для оптимизации уделяйте внимание каждому пункту. Если что-то проигнорировать, производственная эффективность снизится. Чтобы избежать этого, замечайте даже мелочи.

Улучшение рабочего процесса начинается с разделения на этапы. После рассмотрите отдельно каждый этап. Возможно, здесь есть лишнее. Допустим, на предприятии нужно оптимизировать производство. Основная цель – сделать так, чтобы работники были заняты делом. Они должны работать, а не делать занятой вид. Также нужно позаботиться о сбыте готовой продукции.

Оптимизация по системе Кайдзен в этом случае будет проводиться в 9 этапов.

Определение проблем

Во многих организациях не принято вслух обсуждать проблемы. О них знают несколько человек, которые в итоге и принимают решение. Из-за этого новая информация доходит до сотрудников позже или в искаженном виде. Это сильно сказывается на эффективности.

На любом предприятии есть трудности. Но их нельзя замалчивать. Их нужно обсуждать, выносить на обозрение. Иначе проблема так и останется проблемой.

Анализ расходов

Куда в производственном процессе тратятся ресурсы?

1. Лишние движения. Часто работникам приходится много передвигаться по цеху в поисках нужного материала.
2. Дефекты. Бывает, что на начальном этапе производства они упускаются из виду. На их устранение уходят силы и средства. Лучше решать такие вопросы в самом начале.
3. Излишки. Если объем продукции больше, чем объем продаж, остатки хранятся на складе. Это еще одна статья расходов.

Не стоит забывать и о временных ресурсах. Любая часть производства занимает время. Преимущество есть у тех работников, которые могут их сократить.

Мнение сотрудников

К нему стоит прислушиваться. Генри Форд сказал, что процветанием компании он обязан сотрудникам. Именно их идеи он реализовывал. Люди были заинтересованы в улучшении производства, поскольку знали, что предложения щедро поощряются.

Чтобы персонал участвовал в развитии компании, ему нужна мотивация. Мало кто из работодателей понимает это. В результате сотрудники «на автомате» выполняют работу, не задумываясь о том, что будет дальше.

Система Кайдзен предлагает руководителям прислушиваться к предложениям даже в тех случаях, когда они кажутся незначительными. Работники должны получить возможность озвучивать идеи, воплощать их в жизнь, рассказывать о них коллегам, получать поощрения.

Устранение недостатков

Недостатки будут при любом методе управления. И, казалось бы, борьба с ними – главный принцип работы всех компаний. Однако на самом деле все не так. Часто сотрудники и руководство знают о проблеме, но даже не пытаются ее исправить. Со временем такое отношение к бизнесу закончится его крахом. Избежать таких последствий помогут 3 правила:

1. Сломанная вещь не так уж и важна – выбросьте ее.
2. Сломанная вещь нужна – отремонтируйте ее.
3. То, что не работает на полную мощность, стоит усовершенствовать.

Помните: лень и нежелание расти – не лучшие качества бизнесмена.

Экономия

По мнению руководителей, сэкономить можно только на заработной плате. Система Кайдзен опровергает это утверждение. Экономить можно, улучшая старое оборудование или заменяя его новым.

Сосредоточенность на клиентах

Часто этот пункт не берется во внимание. Хотя от него зависит то, насколько выигрышной будет бизнес-идея. Важно учитывать мнение клиентов о качестве продукции, цене или свойствах.

Создание рабочих групп

Группы будут отвечать за качество. Они помогут членам коллектива почувствовать себя значимыми, дадут мотивацию работать еще эффективнее. Это отличный способ повысить стремление работников совершенствоваться.

Создание стандартов

Речь идет о стандартах качества. Система Кайдзен рекомендует установить и соблюдать их. Возникшие в процесс работы трудности стоит фиксировать на бумаге. У каждого сотрудника должна находиться инструкция как действовать в непредвиденных ситуациях. Важно, чтобы на предприятии развивалась система менеджмента качества (СМК).

Выводы и факты

Логично, что выводы основываются на фактах. Доверяйте только реальной информации, а не гипотезам и теориям.

Как может проявляться Кайдзен в простых бытовых делах? Наглядный пример

Представьте ситуацию, живой пример, кстати: Вы регулярно покупаете бутилированную воду в 5 литровых баклашках, и пьете её. Примерно раз в 2-3 дня докупается новая бутылка.

Так как каждый раз при выходе из дома забываете выкинуть бутылки — эпизодически возникает затор, набор из 5-7 бутылок и это уже похоже на хлам. Это проблема возникает регулярно.

Какое решение по кайдзен можно применить?

Один из вариантов, близкий духу Кайдзен: Повесить напоминающий стикер на входную дверь, чтобы при каждом выходе из квартиры вы автоматически, без применения “оперативной памяти” мозга вспоминали о задаче и брали с собой бутылки.

Стикер – вещь условная, вы можете и в голове как-то “обмозговать” решение и придерживаться его. Здесь вопрос в подходе и философии: вы внедряете небольшое, иногда смешное по размеру, улучшение, которое качественно повысит уровень жизни.

И в дальнейшем будет служить как подпорка, фундамент, уже от которого будут строиться остальные процессы.

Весь цимес можно наблюдать когда последуют улучшения 2-3 порядка, тогда улучшения множатся.

Какие самые сильные плюсы Кайдзен? Есть несколько:

• Это работает от любых “вводных”. Вы можете меняться вне зависимости от обстоятельств, доступности ресурсов.Проактивность проявляется в посильных улучшениях;
• Не происходит застой на месте, вместо этого постоянный прогресс. Который за счет накопительного эффекта даёт вам серьезные результаты.

Кайдзен тесно связано с любовью к своему делу, понятию Икигай, человек, который работает спустя рукава не станет внимательным к деталям и относиться уважительно к процессам работы. Без этого их нельзя “препарировать”, нет информации для улучшения, минимум осознанности.

⭕ Посмотрите этот ютуб-видеоролик, здесь очень наглядно показано как можно относиться с почтением к каждой секунде времени и снять с себя рутинные операции по наполнению холодильника и домашней бакалеи едой.

Философия Кайдзен как часть бережливого производства

Бережливое производство – цель всех предприятий. Система Кайдзен – способ достичь ее. Для этого нужно следовать ряду принципов:

1. Главная идея Кайдзен – постоянное совершенствование навыков, умений, технологий. Если не менять производство в лучшую сторону, затраты вырастут. Вместе с ними повысится цена на продукцию и снизится ее конкурентоспособность. Чтобы этого избежать, сделайте развитие привычным состоянием, занимайтесь им каждый день.
2. Руководители, которые стремятся больше заработать, обычно не думают о сотрудниках. Поэтому они потеряют деньги, людей и хорошее имя. Им же нужно проявлять уважение к коллективу, показывать значимость клиентов.
3. Компания не должна зависеть от количества заказов. Так говорил Генри Форд. Отчасти он прав, поскольку простой при отсутствии заказов приводит к дополнительным расходам. Если их сократить, цена на продукцию снизится. А это приведет к появлению новых клиентов и повышению товарооборота. Нагрузка на персонал будет равномерной.
4. Хранение излишков продукции на складе также связано с растратами. Будут они и в тех случаях, когда поставщики задерживают поставки нужных компонентов. Исправить ситуацию поможет система «канбан». Согласно ей, все нужно делать в срок.
5. В производстве качественным должно быть все. Это дополнительные элементы, детали, упаковка, транспортировка. Маленькие погрешности лучше увидеть и исправить на начальных этапах.

Еще один принцип Кайдзен касается переработки или ликвидации отходов. По мнению Масааки Имаи, основавшего технику, это основа бережливого производства.

Приложения

Существует множество сервисов по проектному менеджменту, которые позволяют контролировать работу производства, ИТ команд и диджитал агентств, которые исповедуют кайдзен или Total Quality Management. И есть Worksection.

Worksection

Saas-сервис позволяет наладить настолько прозрачную коммуникацию между руководством и коллективом, между клиентом компании и исполнителем, вплоть до нанятого фрилансера, что контроль качества и беспрерывное совершенствование продукта неизбежно.

В Worksection (и мобильной, и стационарной версии) можно:

• комментировать задачи, назначать их исполнителя и ответственного, показывать их клиенту без внутренних деталей
• ставить сроки и бюджет каждой задаче, контролировать и корректировать расходы
• вносить чек-листы, добавлять файлы в общий доступ
• ставить метки и статусы задачам, эмоции комментариям и задачам — то есть иметь живой и открытый чат с командой в разрезе рабочего процесса
• диаграмма Ганта позволяет визуализировать прогресс задач, а отчеты По людям — увидеть загрузку коллектива.

Понятие и правила гемба Кайдзен

Это один из главных инструментов бережливого производства по системе Кайдзен. Слово «гемба» означает реальное место. Это может быть стройплощадка, производственный цех и т.д.

Гемба Кайдзен предполагает улучшение рабочих мест, что благотворно скажется на работе компании или производства в целом. Здесь нужно придерживаться 5 правил:

1. Для решения проблемы посетите рабочее место. Так вы получите достоверную информацию о том, что пошло не так. А также примете наиболее подходящее решение.
2. Определите, с чем связана проблема. Это может быть человек, техника, материалы, метод работы, расчеты.
3. Чтобы ситуация не усугубилась, найдите временное решение.
4. Найдите первопричину случившегося.
5. Во избежание подобных ситуаций в будущем суть проблемы и ее решение зафиксируйте на бумаге.

Эти правила системы Кайдзен защищают от стрессовых ситуаций и производственных проблем. Также они помогают предупредить ненужные траты времени и средств.

Этапы совершенствования

Любая компания, решившая принять меры, чтобы выйти из кризиса, должна пройти следующие этапы:

1. Поставить перед собой основную цель – усовершенствовать качество товара и повысить конкурентоспособность организации. При чём, эта цель обязана быть стабильной, независимо от успеха и популярности продукции.
2. Принять философию кайдзы, при чём, начиная от руководителя и заканчивая уборщиком или дворником.
3. Наладить производство так, чтобы акцент делался на его качестве, а не количестве.
4. Свести к минимуму затраты и всяческие издержки, сбои в работе.
5. Не останавливаться в совершенствовании качества обслуживания, думая о том, как максимально позаботиться о клиентах.
6. Постоянно обучать и повышать квалификацию своим сотрудникам, создав, так называемый, Институт Работы.
7. Организовать процесс так, чтобы было комфортно не только клиентам, но и работникам.
8. Персонал должен ощущать свою значимость и нужность, тогда он будет готов брать на себя ответственность за развитие компании.
9. Производственная деятельность должна быть без ограничений и барьеров. Я имею в виду, что не стоит ставить границы между подразделениями, лучше, если они будут работать вместе. Так они смогут спрогнозировать какие-либо проблемы и совместно найти пути их решения.
10. Важно понять, что сама система отвечает за эффективность работы и качество продукта, поэтому не следует обвинять и штрафовать сотрудников за снижение либо отсутствие продаж.
11. Обязательно изучить все нюансы, что мешают полноценной деятельности персонала, для того, чтобы устранить их и повысить результативность производства.
12. Приобрести технику, которая упростит рабочий процесс.
13. Ввести программу саморазвития на корпоративном уровне.
14. Замотивировать абсолютно каждого работника, чтобы он не только стремился приносить пользу корпорации, но и хотел остаться в ней как можно дольше, совершенствуясь и продвигаясь.

Кайдзен и менеджмент

Как сказано выше, суть системы Кайдзен заключается в постоянном совершенствовании методов управления и производства. Менеджмент в этом случае помогает сотрудникам работать так, чтобы в полной мере соответствовать стандартам. Если это не получается, работник проходит обучение. Как вариант – скорректировать стандарты. Чем лучше менеджмент, тем больше подобных мероприятий проводится.

Если говорить в общем, система Кайдзен направлена на развитие в сотрудниках положительного отношения к рабочему процессу. Здесь нет метода «кнута и пряника». Работникам не приказывают. Их поощряют. От них принимают предложения по улучшению рабочего процесса, идеи, включают их в обсуждения на советах директоров. А после решают, как эти идеи применить на практике. Руководство делает все возможное, чтобы мотивировать коллектив работать еще лучше, расти, развиваться.

В компаниях, работающих по системе Кайдзен, топ-менеджер всегда в курсе того, что происходит на рабочих площадках. Он интересуется даже незначительными деталями.

Согласно Кайдзен, решение социальных проблем играет такую же важную роль, как и экономических. Работники должны быть вовлечены в рабочий процесс. Благодаря этому повысится производительность труда, качество изготавливаемой продукции. Также возрастет ее популярность среди клиентов.

Принципы TQM

Один из основателей движения TQM, профессор Каору Исикава, сформировал шесть особенностей всеобщего управления качеством в Японии:

1. TQM применяется в масштабах всей компании с участием всех сотрудников.
2. Важность образования и обучения.
3. Работа кружков КК.
4. Регулярные аудиты TQM высшим менеджментом или внешними организациями.
5. Использование статистических методов.
6. Поддержка TQM со стороны государства.

Методика Total Quality Management резко контрастирует с подходами традиционного управления качеством:

К формированию концепции TQM непосредственно причастен У. Эдвардс Деминг. Он сформулировал алгоритм действий по внедрению концепции TQM из 14 пунктов:

1. Обеспечьте постоянство целей совершенствования товаров и услуг.
2. Примите новую философию.
3. Устраните зависимость от проверок для достижения качества.
4. Перестаньте выбирать партнеров исключительно по цене. Вместо этого сократите общую стоимость за счет сотрудничества с одним поставщиком.
5. Постоянно и навсегда совершенствуйте каждый процесс планирования, производства и обслуживания.
6. Вводите обучение на работе.
7. Поощряйте лидерство.
8. Избавляйтесь от страхов.
9. Разрушайте барьеры между персоналом разных функциональных областей.
10. Исключите лозунги, призывы и плановые показатели для рабочей силы.
11. Исключить числовые квоты для рабочей силы и численные цели для менеджеров.
12. Удалите барьеры, которые ограждают людей от гордости за качество изготовления, и устраните годовой рейтинг или систему заслуг.
13. Организуйте энергичную программу обучения и самосовершенствования для всех.
14. Задействуйте всех в компании в работе по трансформации.

Что значит нулевые потери в системе Кайдзен

Метод управления производством по системе Кайдзен предлагает разделить действия на предприятии на 2 группы:

• те, что приносят ценность;
• не приносящие ценность.

К последним относятся:

• хранение излишков продукции на складах;
• простой производства;
• потери при перевозках;
• потери от ненужных действий.

В список также можно добавить выпуск бракованной продукции. От таких действий нужно поскорее избавиться. Только так получится минимизировать неоправданный расход временных, финансовых и других ресурсов.

Зарубежные и отечественные примеры Кайдзен на производстве

Самым ярким примером внедрения системы Кайдзен на производстве по праву считается компания Toyota. Руководители компании считают своих сотрудников людьми, которые справятся с любой поставленной перед ними задачей.

Тайити Оно, управлявший компанией в 70-е годы прошлого столетия, практиковал интересный прием. Он ставил цель произвести 100 единиц товара за час. Но у инженеров ресурсов хватало на 90. У них было 2 варианта. Первый – задержаться на работе. Второй – найти способ улучшить производственный процесс и выполнить требование. Когда задача была выполнена, 10% сотрудников переводили на другую линию. Для оставшихся план не менялся.

Система Кайдзен успешно применяется и в компании Siemens. Для мотивации сотрудников разработано несколько интересных правил:

1. Учитесь мыслить нетрадиционно.
2. Не придумывайте отговорки. Сомневайтесь в том, что было раньше.
3. Ошибки исправляйте сразу.
4. Займитесь поиском экономных решений.
5. Задавайте вопросы до тех пор, пока не найдете причину проблемы.

А еще, по мнению руководства, 10 работников справятся с задачей лучше, чем 1 специалист.

А что можно сказать о России? Первой к принципам бережливого производства обратилась группа ГАЗ и ОАО «КамАЗ» еще в начале 2000-х годов. После введения системы Кайдзен замечен рост эффективности производства. На сегодняшний день экономия предприятий составляет 23 000 000 000 рублей.
Руководители компаний внимательно прислушивались к предложениям сотрудников. Согласно статистике, за годы использования системы Кайдзен их поступило более 700. В результате был улучшен рабочий процесс, а также освобождено 364 м² неправильно используемого пространства.

Kaizen в немецкой фирме Siemens

В немецкой фирме Siemens внедрение концепции непрерывного совершенствования осуществляется под лозунгом «Кто перестал становиться лучше, тот перестал быть хорошим!». А для всех сотрудников рекомендованы правила успешного проведения улучшений:

• Будьте готовы отказаться от Вашего традиционного мышления.
• Подумайте над тем, как можно что-то сделать и не спрашивайте, почему это не может быть сделано.
• Никаких отговорок! Поставьте все бывшее под вопрос.
• Лучше 50 % — решение сразу, чем 100 % — решение никогда!
• Исправляйте ошибки сразу.
• Ищите решения, которые стоят как можно меньше!
• Способность решать проблемы изначально развивается из проблемы.
• Задавайте вопросы много раз и узнайте, что является истинной причиной проблемы.
• Десять человек решают проблему лучше, чем один специалист.
• У НПУ нет конца!

См. также: Бережливое производство

Статьи по теме «Бережливое производство»:

• Бережливое производство в офисе. Бережливый офис
• Вытягивающее поточное производство
• Картирование потока создания ценности
• Канбан. Что такое канбан
• Бережливое производство в офисе. Бережливый офис

Как внедрить японскую систему — Кайдзен-блиц

На внедрение концепции Кайдзен на производстве уходит много времени. Ускорить процесс поможет семинар Кайдзен-блиц. В срок от 1 до 2 недель персонал научится применять основные принципы данного метода в работе. Внедрение системы Кайдзен проводится в 3 этапа:

1. Предварительная подготовка. Это изучение особенностей производства, поиск проблемной сферы, составление команды, разработка плана мероприятия.
2. Непосредственно Кайдзен-блиц. Участники знакомятся друг с другом. Между ними распределяются обязанности. После досконально разбирается возникшая ситуация. Сотрудники компании предлагают и проверяют идеи, внедряют их в производство, придумывают новые стандарты.
3. На последнем этапе участники подготавливают презентацию, сообщают результаты.

По окончании обучения остается лишь следить за выполнением планов.

TQM на практике

В пример Total Quality Management хочется привести индийскую компанию National Engineering Industries Limited (NEI), флагманскую компанию группы CK Birla Group. В 2015 году она получила премию Деминга, почетный приз в сфере управления качеством.

NEI производит подшипники под торговой маркой NBC Bearings для автомобильной и железнодорожной промышленности. Производственные мощности четырех заводов NEI рассчитаны на выпуск тысячи размеров подшипников. Это единственный производитель подшипников в Индии, который имеет собственный исследовательский центр. Продукция компании экспортируется в 21 страну, включая США, Германию, Японию и Австралию, и используется в продукции торговых марок Honda, Suzuki, Daimler.

NEI ставит интересы потребителей на первое место, и всегда подстраивается под меняющиеся потребности рынка. В производстве и поставках компания придерживается концепции «Ноль дефектов». Сейчас показатель дефектов равен 100 единиц на миллион, за следующие три года NEI планирует сократить его до 50 единиц, а в будущем зафиксировать на уровне ниже 10 единиц на миллион.

Кредо компании Будь лучшим, кем ты можешь быть Be the best that you can be.

Отличие традиционных систем управления от системы Кайдзен

Для удобства отличия собраны в таблицу.

Японская система управления Кайдзен выигрывает во всех отношениях.

Цикл улучшения PDCA , SDCA

Каждая итерация предполагает следующую последовательность:

• Plan (планировать) / Standard (стандартизировать);
• Do (исполнить);
• Check (проверить);
• Act (улучшить);

Вместо планирования иногда подразумевается стандартизация (SDCA). Но по сути стандартизация и планирование — это смежные понятия. Планирование нужно для улучшение бизнес-процесса, а стандартизация — для его поддержания.

У данного цикла есть что-то общее с классической схемой управления: планирования, мотивации, организации и контроля в классической школе менеджмента.